¡Hola a todos y bienvenidos un día más! Hoy vamos a aprender: cómo escribir un email formal.
Hace algunas clases aprendimos a escribir un email informal. Ahora vamos un pasito más lejos para aprender a escribir un email formal. No obstante, debemos seguir los mismos pasos. Esto lo hará mucho más fácil porque la base ya la tenemos.
Para refrescar un poco nuestra memoria, repasemos los puntos indispensables para escribir cualquier email:
- Greetings – saludos.
- Introduction – introducción.
- Body – cuerpo de la carta.
- Conclusion – conclusión.
- Closing – despedida.
Antes de comenzar, es importante recalcar que la formalidad que hace años se requería al escribir una carta formal en papel solía ser más estricta que la que hoy en día se requiere al escribir por email. Aunque nuestra sociedad sea un poco más flexible, la formalidad es necesaria en muchos ámbitos. Por ello, conocer cómo escribir un email formal en inglés será realmente útil a lo largo de nuestra vida. Por ejemplo, cada vez que queráis enviar vuestro CV a una empresa a través del email, debéis saber escribir un email formal en el que os presentéis y mostréis interés por el puesto.
En los emails formales, el ‘asunto’ del email es un aspecto muy importante. En este caso, debemos siempre escribir de forma concisa y directa el motivo por el que escribimos. Continuando con el ejemplo del CV, podemos escribir ‘CV – Translation Internship’. Como veis, le indico a quien recibirá mi email que le estoy mandando mi CV para las prácticas que ofertan en traducción.
1. Greetings:
Como ya sabemos, the greetings o el saludo es la forma de decir hola. En este caso, tenemos varias opciones.
Si no conocemos el nombre de la persona a la que nos dirigimos:
- Dear Sir or Madam,
- To whom it may concern, (esta forma está un poco anticuada, significa: a quien corresponda)
Si conocemos a quien nos dirigimos o sabemos su nombre:
- Dear + título + apellido:
- Mr: Se usa para hombres adultos (casados o solteros) – Dear Mr Bean,
- Mrs: Se usa para mujeres casadas – Dear Mrs Brown,
- Ms: Se usa para mujeres cuando desconocemos su estado civil (para mí, es la mejor opción) – Dear Ms Potter,
- Miss: Se usa para mujeres solteras – Dear Miss Smith,
· D
Podéis decidir si ponerle o no punto a los títulos dependiendo de si queréis usar un inglés británico o americano:
- Mr Smith, Mrs Smith, Ms Smith: británico
- Mr. Smith, Mrs. Smith, Ms. Smith: americano
- Miss Smith: no lleva punto ni en británico ni en americano
ATENCIÓN: después del saludo, siempre debemos escribir una coma y continuar escribiendo en el párrafo siguiente.
2. Introduction
The introduction o la introducción se corresponde con el primer párrafo del email. En primer lugar, podemos presentarnos, aunque no siempre es necesario. Más bien, es una opción personal. Si lo hacemos, usaremos:
- My name is…
En segundo lugar, debemos explicar brevemente el motivo por el que escribimos. Para ello, podemos utilizar alguna de las siguientes expresiones:
- I am writing with regard to… – Le escribo con respecto a…
- I am contacting you to… – Me pongo en contacto con usted para…
- I am writing in connection to… – Le escribo con respecto a…
- In reply to your email, I… – En respuesta a su email, yo…
ATENCIÓN: En los emails formales, NO podemos usar contracciones, debemos usar siempre la forma completa de los verbos. Ej. ‘I am writing’, nunca ‘I’m writing’.
3. Body
The body o el cuerpo del email es donde contamos brevemente la información principal. Estas son algunas claves que debemos seguir:
- Ve directo al grano. Quien lea tu email quizá no tenga demasiado tiempo, además, probablemente no le interese que le cuentes tu vida. Si aburres con un email largo a un seleccionador de empleo, quizá no llegue ni a leerse tu CV.
- Escribe frases cortas, fáciles y concisas. Déjalo todo lo más claro posible.
- Por supuesto, evita errores gramaticales y, como hemos dicho, nunca uses contracciones de los verbos.
- El cuerpo debe tener entre 1 y 3 párrafos de máximo 5 líneas cada uno. Básicamente, cuanto más corto, mejor.
- Nunca escribas un email en mayúsculas.
- Es mejor utilizar formas activas que formas pasivas, cuanto más claro, mejor.
Algunas expresiones útiles que pueden servirte en el cuerpo de un email formal:
- I would really appreciate if you… – Estaría muy agradecido si usted…
- We regret to inform you… – Lamentamos informarle…
- Please, find attached… – Por favor, encuentre adjunto…
- We are able to confirm… – Le podemos confirmar…
- This is an urgent matter – Es un tema urgente
- I would like to highlight that… – Me gustaría recalcar que…
- I would like to know… – Me gustaría saber…
- I would like to know if it is possible that I… – Me gustaría saber si es posible que yo…
4. Conclusion
The conclusion o la conclusión es el párrafo final. Hay varias expresiones que nos pueden ayudar a crear una buena conclusión:
- Thank you for your time – Gracias por su tiempo
- Thank you for taking the time to consider my application – Gracias por su tiempo para considerar mi solicitud.
- Thank you for your help – Gracias por su ayuda
- If you have any questions, do not hesitate to contact me – Si tiene alguna duda, no dude en contactar conmigo
- Please, feel free to contact me if you have any questions – Por favor, si tiene alguna pregunta puede ponerse en contacto conmigo
- I look forward to hearing from you – Espero su respuesta
5. Closing
The closing o la despedida se escribe justo antes de la firma. Hay varias formas de despedirse en un email formal:
- Yours faithfully, – Si no conoces a quien escribes
- Yours sincerely, – Si conoces a quien escribes
- Kind regards,
- Respectfully,
- Nombre (obligatorio)
- Puesto y compañía (si trabajas y escribes en representación de tu empresa)
- Número de contacto
- Web
No todo es necesario, pero a veces está bien facilitar el trabajo al receptor del email ofreciendo tu información de contacto. Así, si, por ejemplo, quieren entrevistarte, lo tendrán más fácil.
The End
Como veis, escribir un email formal no es tan difícil. Lo más importante es seguir la estructura correcta del email, ser conciso y breve, no usar contracciones de verbos y, por supuesto, ser respetuoso con el receptor.
Hoy en día, los emails formales en inglés recorren el mundo. Gracias a la globalización, las empresas de todo el mundo están en contacto, y el idioma que utilizan es el inglés. Para comunicarse, los emails formales son la clave. Así pues, ya estáis un paso más cerca de ser unos angloparlantes estupendos.
¡Espero que os haya gustado!
Y para quienes queráis repasar como escribir un email informal, os dejo este artículo:
Email informal: how to write an informal email
¡Hasta la semana que viene! See you soon and have a good weekend!
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